Kuopaksen tuki ja tilitykset
Hankintojen tulee olla tarkoituksenmukaisia ja sellaisia, että ne hyödyttävät kaikkia Kuopaksen asukkaita tasapuolisesti ja lisäävät yhteisöllisyyttä!
Asukastoimikunta päättää kokouksessa, mihin tilaisuuksiin tai tarkoituksiin Kuopakselta haetaan rahallista tukea. Päätökset tulee merkitä pöytäkirjaan. Pöytäkirjasta tulee ilmetä mitä hankitaan ja miten paljon hankintaan. Pöytäkirjat tulee lähettää allekirjoitettuna Kuopakselle. Asukastoimikunnan lähettäessä pöytäkirjan, jossa on ehdotus rahallisesta tuesta, pöytäkirjan ohessa on hyvä olla viesti asiasta.
Tilitykset
Toiminnasta syntyneistä kuluista laatii pääsääntöisesti puheenjohtaja Kuopakselle
tilityksen, jossa on mukana:
- pöytäkirja, jossa yksilöity selvitys tilaisuuksista ja hankinnoista. Juoksevista kuluista esim. tavanomaisista postitus- ja kopiointikuluista, ei tarvitse olla päätöstä
- osallistujaluettelo (esim. talkoot, retket, tilaisuudet),
- alkuperäiset kuitit liikkeestä (yksityishenkilöiden kirjoittamat kuitit eivät kelpaa),
- kahden asukastoimikunnan jäsenen allekirjoitukset.
Tilityksestä tulee ilmetä:
- Kuopaksen kiinteistö,
- nimi, osoite ja tehtävä asukastoimikunnassa,
- tilinumero, johon suoritus maksetaan,
- ajanjakso, miltä ajalta kulut ovat,
- sen pöytäkirjan numero, jota tilitys koskee.
Tilitykset, pöytäkirjat lähetetään Kuopakselle, osoitteeseen Kuopion Opiskelija-asunnot Oy, Asukastoiminta, Torikatu 15, 70110 Kuopio.
Hyväksytty tilitys maksetaan kahden viikon kuluessa asianomaisen tilille. Osallistujalista tulee liittää aina tilitykseen, jos se liittyy talkoo- yms. tilaisuuksiin.
Muuta huomioitavaa
- Lahjakorttien osto määrärahoilla ei ole mahdollista, samoin yksityisiltä henkilöiltä tehdyt ostokset.
- Tilin avaaminen liikkeisiin ei ole mahdollista eikä näin myöskään ostosten suorittaminen tilille.
- Kokouksien pitäminen esim. ravintoloissa ei ole sallittua eikä tilityksiä näistä hyväksytä.
- Kuopaksen asukastoimintaa tukevalla rahalla ei voi ostaa alkoholijuomia.