Kokoustekniikka

Asukastoimikunnan tehtävät ja kokouksen kulku

Asukastoimikunnan ensimmäinen kokous tulee pitää ennen tammikuun loppua, sillä inventaario ja toimintasuunnitelma tulee hyväksyä siinä.

Vuoden aikana tulee pitää vähintään kolme asukastoimikunnan kokousta. Lisäksi tulee järjestää vähintään yksi asukaskokous, jonka tulee valita asukastoimikunnan jäsenet ja asukasedustajat ennen maaliskuun loppua.

Asukastoimikunnan kokouksista tulee ilmoittaa toimikunnan jäsenille seitsemän päivää ja asukaskokouksesta asukkaille 14 päivää ennen kokousta. Kokouskutsut jaetaan myös ilmoitustauluille, päiviin ei lasketa postitus/jakamispäivää. Kokouskutsujen kopiointi/jakelu voidaan hoitaa Kuopaksen toimesta.

Asukastoimikunta lähettää kokouskutsun Kuopakselle (asiakaspalvelu@kuopas.fi) ja se laitetaan myös Kuopaksen nettisivuille.

Kutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka sekä sellaiset tärkeät asiat, joista aiotaan puhua ja tehdä päätöksiä. Kokouskutsuun on hyvä liittää esityslista eli mitä asioita kokouksessa käsitellään. Kokouksessa ääni- ja vaalikelpoisia ovat Kuopaksella vakituisesti omalla vuokrasopimuksella asuvat 18 vuotta täyttäneet henkilöt. Samasta huoneistosta voidaan valita vain yksi henkilö asukastoimikuntaan.

Puheenjohtajan tehtävät

• Johtaa keskustelua
• Jakaa puheenvuorot
• Huolehtii, että jokainen saa puhua häiritsemättä
• Pitää yllä järjestystä
• Pitää keskustelun asiassa
• Huolehtii siitä, ettei käytetä sopimatonta kieltä
• Valvoo, etteivät ehdotukset ole lakien, sääntöjen tai hyvien tapojen vastaisia
• Tekee yhteenvetoja ja muistiinpanoja

Sihteerin tehtävät

• Varaa kokoustilan, tarvittavat apuvälineet ja tarjoilun
• Laatii kokouskutsun ja asialistan yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Huolehtii tarvittavat asiakirjat
• Avustaa puheenjohtajaa
• Merkitsee puheenvuorojen sisällöt muistiin pääpiirteittäin
• Merkitsee nimet ja ajat muistiin
• Kirjoittaa pöytäkirjan puhtaaksi
• Huolehtii, että kokouksen päätökset pannaan täytäntöön.

Kokoukseen osallistujien velvollisuudet

Myös kokoukseen osallistuvilla on velvollisuuksia sujuvan kokouksen takaamiseksi.

Ennen kokousta kannattaa:

• Tutustua esityslistaan ja ota ottaa selvää käsiteltävistä asioista.
• Miettiä omalta kannaltaan parhaita ratkaisuja.
• Suunnitella puheenvuorot ja perustelut omille ehdotuksille.
• Kokouksessa kannattaa:
• Kuunnella tarkoin puheenvuorot.
• Merkitä muistiin esitysten ydinkohdat.
• Käyttää rohkeasti puheenvuoroja.
• Muistaa käyttää kannatuspuheenvuoroja.
• Noudattaa kokouksessa tehtyjä päätöksiä.

Kokouksen kulku

Kokoukseen kuuluu pakollisia pykäliä sekä joukko muita, vapaasti muotoiltavia pykäliä.

Pöytäkirjassa tulee ilmetä seuraavat seikat:

• Kokouksen avaus
• Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
• Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
• Edellisten kokousten pöytäkirjojen tarkastaminen
• Kokouksen päättäminenMuita asioita, joita pöytäkirjaan voidaan kirjata:
• Ilmoitusasiat
• Talouteen liittyvät asiat.
• Hallinnolliset asiat.
• Muut mahdolliset asiat.

Kokouksen avaus

Kokouksen avaa puheenjohtaja. Avaamiseen kuuluu yleensä lyhyt alustus ja tervetulotoivotus.

Tällä sekä nuijan kopautuksella pyritään siihen, että muu toiminta lakkaa ja ihmiset keskittyvät kokoukseen. Sihteeri kirjaa pöytäkirjaan, jota hän koko kokouksen ajan pitää, kokouksen alkamisajan.

Päätösvaltaisuus ja laillisuus

Toimikunnan kokouksen ei tarvitse järjestäytyä, kuin ensimmäisessä kokouksessa, joten seuraava käsiteltävä asia on laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous on päätösvaltainen, jos paikalla ovat puheenjohtaja, sihteeri ja vähintään puolet kaikista toimikunnan edustajista. Varapuheenjohtaja ottaa puheenjohtajan toimet ainoastaan silloin, jos puheenjohtaja esim. muuttaa muualle kohteesta tai on muuten pysyvästi estynyt hoitamasta toimeaan.

Kokous on laillisesti kokoon kutsuttu, kun kokouskutsu on toimitettu aiemmin mainitulla tavalla ja säädetyssä ajassa jäsenille ja kiinteistön ilmoitustauluille.

Työjärjestys

Kokouksen työjärjestys kannattaa liittää esityslistana jo kokouskutsuun, jolloin esityslista voidaan hyväksyä työjärjestykseksi sellaisenaan.

Toimikunnan jäsenten ehdotuksesta siihen voidaan tietenkin tehdä joitain muutoksia.

Edellisten pöytäkirjojen tarkistaminen

Seuraavaksi tarkastetaan edellinen/edelliset pöytäkirjat. Pöytäkirjojen tarkastamisella pyritään siihen, että kaikki käsitellyt asiat ja mielipiteet on kirjattu oikein.

Jos pöytäkirjassa on korjattavaa, tehdään korjaus kyseisen pöytäkirjaan ja lisäksi meneillään olevaan kokouksen pöytäkirjaan tehdään merkintä korjauksesta.

Ilmoitusasiat

Ilmoitusasiat on hyvä laittaa kokouksen alkupäähän, jolloin kaikki halukkaat voivat kertoa kohteen kannalta tärkeistä asioista.

Tällöin muissa kohdissa ei enää ajauduta keskustelemaan kohteen yleistä asioista.

Päätösasiat

Kokous jatkuu asia kerrallaan eteenpäin. Kokouksessa suunnitellaan myös hankinnat ja yksilöidään ne tarkasti pöytäkirjaan, lisäksi käydään läpi tilitykset.

Lopuksi on syytä sopia seuraavan kokouksen aika, ainakin alustavasti.

Muut mahdolliset asiat

Pöytäkirjan lopussa on yleensä pykälä ”muut mahdolliset asiat”.

Tässä pykälässä ei enää voida tehdä päätöksiä mutta siinä voidaan vielä käydä läpi esim. tulevia tapahtumia tai asioita, jotka tulevat päätettäväksi seuraavassa kokouksessa.

Lopetus

Puheenjohtaja päättää kokouksen ja pöytäkirjaan kirjataan lopettamisajankohta.

 

Äänestys

Jos kokouksessa ei päästä yksimielisyyteen jostain asiasta, ratkaistaan kanta äänestyksellä. äänestys voi olla joko avoin tai suljettu. Lähes poikkeuksetta käytetään avointa äänestystä. Se tarkoittaa käytännössä kätten nostoa, jossa puheenjohtaja kysyy jäsen kerrallaan heidän mielipiteensä. Suljettu äänestys tarkoittaa yleensä lippuäänestystä. Kokousten päätökset ovat enemmistöpäätöksiä, joka tarkoittaa, että yli puolet äänestäneistä kannattaa tai vastustaa tehtyä ehdotusta. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.