Henkilöstörekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kuopion Opiskelija-asunnot Oy (y-tunnus: 0171192-0)
Torikatu 15
70110 Kuopio
Puh. 020 710 9740

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Atte Koskela
Torikatu 15
70110 Kuopio
Puh. 020 710 9740
asiakaspalvelu@kuopas.fi

3. Rekisterin nimi

Kuopaksen työntekijöiden ja työnhakijoiden tiedoista koostuva henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoitus on ylläpitää Kuopion Opiskelija-asunnot Oy:n työntekijöiden ja Kuopakselle lähetettyjen työhakemusten henkilötietoja

5. Rekisterin tietosisältö

Kuopion Opiskelija-asunnot Oy:n nykyiset työntekijät, aiemmat työntekijät ja Kuopakselle työhakemuksen lähettäneet henkilöt.
– nimi
– syntymäaika
– osoite
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen
– muu suoritettu koulutus
– sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot
– erityisosaaminen
– kielitaito
– nykyinen tehtävä (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
– tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
– suosittelijat
– sairaspoissaoloja koskevat tiedot,
– työaikakirjanpito, vuosilomakirjanpito
– kulkutiedot, työajossa sijaintitieto, ajopäiväkirjat
– työkykyyn liittyvät tiedot
– palkanmaksuun ja luontaisetuihin liittyvät tiedot
– videohaastattelutallenne

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään työnhakutilanteessa ja työhön tultaessa ja työsuhteen aikana.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja luovutetaan palkanmaksuun, työnajanmittaukseen, kulunvalvontaan, IT-tukeen, työterveyteen ja vakuutuksiin liittyviin työsuhteen ylläpidon mahdollistaviin yrityksiin.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella. Kaikkien yritysten kanssa tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä, mikäli henkilötietoja on tarpeellista käsitellä.

9. Säilytysaika

Hakemukset, joista ei syntynyt työsuhdetta, poistamme kahden vuoden kuluessa hakuajan päättymisestä. Työsuhteeseen johtaneet hakemukset säilytämme työsuhteen ajan.

Työntekijän tietojen enimmäissäilytysaika on 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen poistamista, oikaisemista (vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto), käsittelyn rajoittamista tai käsittelyn vastustamista. Tarkastuspyyntöä tai muita pyyntöjä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kuopaksen rekistereissä olevat henkilötiedot eivät ole sellaisia, että niitä voitaisiin siirtää. Kirjallinen pyyntö pyydetään toimittamaan osoitteeseen Kuopas, Tietosuojavastaava, Torikatu 15, 70110 Kuopio. Yhteydenotossa on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta, vai liittyykö yhteydenotto jonkin muun oikeuden käyttämiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.